Scope Creep effektiv managen
Scope Creep gibt es vermutlich in jedem Projekt. Manchmal unbemerkt, manchmal bewusst unkommentiert und manchmal läuft dann auch alles aus dem Ruder. Aber Scope Creep kann man managen. Mit einer klaren und transparenten Kommunikation innerhalb des Projektes. Klappt aber auch nur, wenn man es schafft, eine solide Vertrauensbasis zu schaffen. Im besten Fall, bevor das Projekt startet.
Es wäre naiv zu glauben, dass man in jedem Projekt und mit jedem Ansprechpartner Scope Creep vermeiden kann. Aber mit den richtigen Tipps von unserern erfahrenen Projektleitern sollten die Chancen erheblich steigen!
Was ist Scope Creep überhaupt?
Scope Creep bedeutet, dass sich der ursprünglich vereinbarte Projektumfang nach Projektstart unkontrolliert erweitert. Oft durch zusätzliche Anforderungen oder Änderungswünsche, die nicht offiziell abgestimmt wurden.
Was als klar definiertes Fixpreis-Projekt beginnt, wird immer größer: „Könnt ihr das vielleicht noch eben mitmachen?“ Die Konsequenzen sind fast immer gleich: Mehr Aufwand, längere Laufzeit, steigende Kosten – bei gleichbleibendem Budget.
Muss ich Scope Creep immer sofort vermeiden?
Nein, nicht zwangsläufig. Hier sind Fingerspitzengefühl in der Projektsteuerung und ein gutes Kundenbeziehungsmanagement gefragt. Besonders bei größeren Projekten ist es oft kaum möglich, wirklich alle Details im Vorfeld exakt zu definieren und im Fixpreis-Angebot zu berücksichtigen – weder für den Kunden noch für die Agentur. Ist der Kunde für euch wichtig? Arbeitet ihr gerne zusammen? Passt der Rest des Projekts gut? Ist die Beziehung langfristig und auf Nachhaltigkeit ausgelegt? Dann kann es absolut sinnvoll sein, gezielt in die Kundenbeziehung zu investieren – auch wenn das bedeutet, kleinere Zusatzleistungen flexibel und ohne direkte Vergütung umzusetzen.
Wichtig: Solche Investitionen sollten bewusst und klar dokumentiert erfolgen – etwa durch einen internen Vermerk oder eine kurze Info ans Team. So behältst du die Kontrolle und vermeidest, dass daraus eine Selbstverständlichkeit wird.
Kleine Wünsche umzusetzen, aber mit dem Hinweis, dass spätere oder größere Erweiterungen dann sauber über einen Change Request laufen. So ist man nett und serviceorientiert ohne dabei die wirtschaftlichen Ziele aus dem Blick zu verlieren.
Daniel Waschlewski, Projektleiter
Welche Ursachen hat Scope Creep?
Unklare Anforderungen zu Projektbeginn
Wenn der Projektumfang nicht sauber dokumentiert und abgestimmt ist, bleibt viel Raum für Interpretationen und Spekulation. Oder eben für nachträgliche Wünsche.
Es lohnt sich, bereits in der Angebotsphase aktiv in die Konzeption zu investieren: etwa mit einem kleinen technischen Konzept als Vorarbeit, auch wenn es unbezahlt erfolgt. Dabei sollte man sich gezielt mit der geplanten Seitenstruktur, bestehenden Funktionalitäten und realistischen Anforderungen auseinandersetzen.
So entsteht nicht nur ein klarer gemeinsamer Projektrahmen, sondern auch ein professioneller Eindruck beim Kunden und die Wahrscheinlichkeit für Scope Creep sinkt erheblich.
Fehlende Abgrenzung
Oft ist nicht klar definiert, was nicht zum Projekt gehört – genau diese Punkte werden dann gerne im Nachhinein noch eingefordert. Gerade bei einem Website-Relaunch gehen viele Kundinnen und Kunden davon aus, dass sämtliche bestehende Funktionen automatisch übernommen werden.
Das ist problematisch – und sollte frühzeitig thematisiert werden. Denn: Die bisherige Website hat meist über fünf bis zehn Jahre hinweg eine kontinuierliche Entwicklung durchlaufen und verfügt über eine Vielzahl an Funktionen. Ob diese Funktionen heute noch sinnvoll oder gut umgesetzt sind, ist dabei eine ganz andere Frage. Aber die Erwartungshaltung ist oft: „Was da war, muss auch wieder rein.“
Eine Vorabkonzeption ist nicht nur Absicherung gegen Scope Creep – sie kann auch die Entscheidung des Kunden positiv beeinflussen, weil sie zeigt, dass hier schon jemand mitdenkt.
Patrick Aelbrecht, Projektleiter
Übertriebene Kundenorientierung
Nett zu sein, ist ja eigentlich immer gut. Aber wer im Projekt immer sofort „Ja“ sagt, ohne die Auswirkungen zu prüfen, verliert schnell die Kontrolle über Zeit, Budget und Qualität. Gerade dann, wenn es unangenehm ist, dem Kunden zu sagen, dass zusätzliche Anforderungen auch zusätzliche Kosten verursachen, braucht es ein starkes Fundament: ein gutes Projektverständnis, klare Strukturen und ein sauberes Reporting.
Transparente Fakten, dokumentierte Abweichungen und ein nachvollziehbarer Projektstand schaffen Sicherheit – für den Projektleiter und für die Kommunikation mit dem Kunden.
Kein klarer Änderungsprozess
Neue Anforderungen sind eigentlich immer gut, denn neue Anforderungen erzeugen neues Budget – solange Änderungswünsche durch einen sauberen Change-Prozess laufen!
Was tun, wenn Scope Creep bereits eingetreten ist?
Wenn das Projekt schon droht aus dem Ruder zu laufen, haben wir ein paar Tips für euch zusammengefasst:
Analyse: Was ist eigentlich zusätzlich passiert?
Scope Creep lässt sich nicht immer vermeiden – manchmal ist er einfach schon da, bevor man ihn bemerkt. Wichtig ist dann, nicht in Panik zu verfallen, sondern strukturiert vorzugehen.
Zunächst sollte analysiert werden, welche Anforderungen zusätzlich ins Projekt eingeflossen sind: Welche Aufgaben wurden erledigt, obwohl sie nicht Teil des ursprünglichen Umfangs waren? Gibt es wiederkehrende Muster oder bestimmte Stakeholder, von denen diese Erweiterungen ausgehen?
Transparente Kommunikation mit dem Kunden
Im nächsten Schritt gilt es, das Gespräch mit dem Kunden zu suchen. Offen und sachlich sollte kommuniziert werden, dass sich der Projektumfang verändert hat – mit konkreten Beispielen. Dabei geht es nicht um Schuldzuweisungen, sondern darum, Transparenz zu schaffen und gemeinsam Lösungen zu finden.
Neu priorisieren: Was ist wirklich wichtig?
Jetzt ist Priorisierung gefragt: Müssen wirklich alle zusätzlichen Anforderungen umgesetzt werden? Oder können manche Funktionen in eine spätere Projektphase verschoben werden? Diese Diskussion hilft, den Fokus zurück auf die ursprünglichen Projektziele zu lenken.
Budget, Zeitplan oder Leistungsumfang anpassen
Falls sich der Umfang signifikant verändert hat, sollte offen über eine Anpassung von Budget, Zeitplan oder Leistungsumfang gesprochen werden. Das ist nicht nur fair, sondern auch professionell.
Learnings für zukünftige Projekte festhalten
Und zuletzt: Die Situation bietet eine wertvolle Gelegenheit für ein „Lessons Learned“. Welche Prozesse oder Absprachen haben gefehlt? Wie kann man Scope Creep im nächsten Projekt besser vermeiden? Ein sauber dokumentiertes Fazit hilft, dieselben Fehler nicht zu wiederholen. Und eine ehrliche Aussprache mit dem Kunden, vielleicht in einem angenehmen Rahmen, schafft Verständnis für eine langfristige Zusammenarbeit.
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